Wie wird ein Fahrtenbuch geführt?

Der Bundesfinanzhof hat sich jüngst in mehreren Urteilen zu den Voraussetzungen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs geäußert. Danach müssen die Aufzeichnungen

vollständig, fortlaufend und zeitnah erfolgen
und nachträgliche Veränderungen müssen ausgeschlossen oder dokumentierbar sein.

Um diese Vorgaben zu erfüllen, reichen weder lose Zettel noch ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel. Zudem müssen Aufzeichnungen über dienstliche Fahrten folgende Angaben enthalten:

das Datum
den Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Fahrt
das Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute
den Reisezweck und die aufgesuchten Geschäftspartner.

Das Fahrtenbuch muss sämtliche Angaben enthalten, die eine dienstliche Veranlassung plausibel und überprüfbar machen.

Daher ist auch das Motiv der dienstlichen Fahrt, wie beispielsweise ein Kundenbesuch, anzugeben.
Eine allgemeine Ortsangabe reicht nur dann aus, wenn der aufgesuchte Kunde sich darüber zweifelsfrei oder aber seine Identität sich auf einfache Weise unter Zuhilfenahme weiterer Unterlagen ermitteln lässt. Diese Zusatzbelege dürfen nicht mehr ergänzungsbedürftig sein. Ausreichend wäre z.B. eine Kundenliste. Diese hilft allerdings dann nicht weiter, wenn es in dem aufgezeichneten Ort mehrere Kunden gibt.
Werden an einem Tag mehrere Kunden aufgesucht, muss nicht jeder einzelne Teilabschnitt als eigenständige Dienstreise angesehen werden. Insoweit kann von einer einheitlichen beruflichen Fahrt ausgegangen werden, die aus mehreren Teilabschnitten besteht. Der Kilometerstand braucht in diesem Fall nur zu Beginn und am Ende der gesamten Reise vermerkt zu werden. Diese Erleichterung gilt aber nur, wenn die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge der Besuche aufgeführt sind.
Anders sieht es hingegen aus, wenn eine dienstliche Fahrt durch private Ziele unterbrochen wird. Hier wird verlangt, dass der Kilometerstand vor und nach der privaten Unterbrechung aufgezeichnet wird.
Für bestimmte häufiger aufgesuchte Fahrziele oder Kunden oder regelmäßig wiederkehrende Reisezwecke dürfen im Fahrtenbuch Abkürzungen verwendet werden. Diese müssen aber aus sich selbst heraus verständlich sein oder über gesonderte Aufzeichnungen erläutert werden. Die gesonderten Aufzeichnungen sind dem Fahrtenbuch beizufügen.

Stellen Sie sich darauf ein, dass das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch anhand von Unterlagen (Benzinquittungen, Reparaturrechnungen, TÜV-Berichten, Terminkalender) überprüft.

Hinweis: Unternehmer, Freiberufler, aber auch Arbeitnehmer mit einem Firmenwagen sollten die Anforderungen unbedingt beachten. Denn stellt sich im Nachhinein heraus, dass kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vorlag, war die mühevolle Arbeit umsonst. Allerdings führen kleinere Mängel nicht zwingend zur Anwendung der 1-Prozent-Regel. Als kleiner Mangel gilt z.B., wenn innerhalb eines Jahres lediglich eine Fahrt nicht im Fahrtenbuch aufgezeichnet worden ist. Die Anerkennung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist erst dann zu versagen, wenn mehrere ins Gewicht fallende Mängel auftreten (FG Köln, Urteil vom 27.4.2006, Az. 10 K 4600/04).

Für wen gelten Vereinfachungen?

Für Steuerpflichtige, die mehr Zeit im Auto verbringen als am Arbeitsplatz, gibt es Erleichterungen. Hierzu zählen Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer, Automatenlieferanten, Kundendienstmonteure und sonstige Personen, die regelmäßig aus betrieblichen/beruflichen Gründen große Strecken mit unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen. Hier reicht es aus, wenn zu Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner der besuchte Kunde und Ort eingetragen wird. Die Entfernung zwischen den einzelnen Orten ist nicht erforderlich - lediglich bei Umwegfahrten müssen Sie Angaben machen. Taxifahrer und Fahrlehrer brauchen Fahrten im Pflichtfahrgebiet nicht einzeln anzugeben. Es reicht aus, täglich zu Beginn und Ende den Kilometerstand anzugeben, mit der Angabe " Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet" bzw. "Leerfahrten ". Für alle sonstigen Fahrten (z.B. außerhalb vom Pflichtfahrgebiet oder Privatfahrten) müssen aber genaue Angaben des Reiseziels gemacht werden.

Für Geheimnisträger (z.B. Geistliche, Mitglieder des Bundes-/Landtages, Rechtsanwälte, Patentanwälte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, vereidigte Buchprüfer, Ärzte, Zahnärzte, Psychotherapeuten, Apotheker und Hebammen) ist die Führung des Fahrtenbuchs oft sehr schwierig. Auf der einen Seite dürfen aus Gründen der Verschwiegenheitspflicht die aufgesuchten Personen nicht angegeben werden. Auf der anderen Seite verlangt das Finanzamt aber den Nachweis der beruflichen oder geschäftlichen Veranlassung. Geheimnisträger dürfen daher als Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchter Person im Fahrtenbuch den Hinweis "Mandantenbesuch" oder "Patientenbesuch" eintragen. Zusätzlich müssen aber über die aufgesuchten Personen (mit Name und Adresse) nebenher noch Aufzeichnungen geführt werden.

In welchen Fällen lohnt sich ein Fahrtenbuch?

In den folgenden Fällen kann sich ein Fahrtenbuch bezahlt machen:

Sie nutzen das Fahrzeug selten für Privatfahrten
der Arbeitgeber stellt einen Gebrauchtwagen zur Verfügung
Sie nutzen einen Gebrauchtwagen als Firmen-Pkw
der Betriebs-Pkw ist schon etwas älter und bereits abgeschrieben
für das Fahrzeug entstehen wegen der geringen Fahrleistung auch nur geringe Kosten.
einem hohen Kaufpreis oder
einer großen Entfernung zwischen Wohnung und Betrieb.