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Grundsätze für die (elektronische) Buchführung (GoBD)

Alle Selbstständigen und Unternehmen sind verpflichtet die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ab dem 01.01.2015 zu beachten.

Buchhaltungen werden heute so gut wie ausnahmslos mit Hilfe von Software und IT-Systemen erstellt. Daher sind alle betroffen, die Aufzeichnungen zu Ausgaben und Einnahmen zu erstellen haben.

Betroffen sind auch Freiberufler und Kleinst-Unternehmen.

Betroffen von den GoBD sind nicht nur bilanzierungspflichte Unternehmen, sondern alle Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen, das heißt auch so genannte Einnahmenüberschuss-Rechner, wie etwa Kleinstunternehmen und die meisten Freiberufler, also zum Beispiel Ärzte, Architekten, Fotografen oder auch Journalisten. Zudem beziehen sich die GoBD auch auf Vor- und Nebensysteme der Finanzbuchführung, wie etwa die Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung und Zeiterfassung.

Mit den Neuregelungen nach Vorstellung der Finanzverwaltung, wurden aber nicht nur die bisherigen GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) zusammengefasst, sondern auch zahlreiche Konkretisierungen und Verschärfungen vorgenommen, die die Ordnungs-mäßigkeit der Buchführung insgesamt betreffen.

Infolge der unerwarteten Veröffentlichung durch die Finanzverwaltung dieser doch weitreichenden Bestimmungen im Dezember 2014, muss es nachgesehen werden, wenn diese neuen Vorschriften nicht bereits ab dem 01.01.2015 umgesetzt werden.

Einige der neuen Vorgaben machen Anpassungen in den kaufmännischen Prozessen der meisten Unternehmen notwendig. Der Nachweis einer Verfahrensdokumentation (mehr) wird zur Pflicht. Anforderungen an eine zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grund(buch)aufzeichnungen, an die Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen sowie an die Aufbewahrung von elektronischen Belegen und Daten aus sogenannten Vorsystemen müssen klar geregelt und dokumentiert werden.

  • Ordnungsmäßigkeit

    (alle buchungsrelevanten Daten, Aufzeichnungen und Vorgänge müssen nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht/zeitnah, geordnet und unveränderbar sein)

  • Aufzeichnung

    (alle relevanten Geschäftsvorfälle müssen in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Gliederung darstellbar sein; zudem müssen auch alle zusätzlich notwendigen Tabellendaten, Historisierungen und Programme gespeichert werden)

  • Aufbewahrung

    (Aufbewahrungs- und aufzeichnungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente sowie elektronische Unterlagen sind geordnet und grundsätzlich im Original – also etwa auch in ihrem elektronischen Ursprungsformat – aufzubewahren)

Auch wenn wir als ihr Steuerberater besonders hinsichtlich der Aufzeichnungen und Aufbewahrung von notwendigen elektronischen Aufzeichnungen in die Pflicht genommen werden, greifen diese Bestimmungen auch hinsichtlich der Belegorganisation, die ja in der Regel in Ihrem Unternehmen erfolgt.

Die Finanzverwaltung problematisiert zum Beispiel ausdrücklich leicht änderbare Office-Formate und die schlichte Aufbewahrung auf Dateisystemebene, wenn keine ergänzenden Maßnahmen zur Einhaltung der Ordnungsmäßigkeitsanforde-rungen ergriffen und dokumentiert werden.

Die und zur Prüfung und Erfassung in der Buchhaltung überlassenen Belege und Daten müssen in unveränderbarer Form und zeitnah zur Verfügung gestellt werden. Mit Abgabe der ersten Steuererklärung – Lohnsteueranmeldung oder Umsatzsteuervoranmeldung – sind die Daten unveränderbar festzuschreiben. Konkret bedeutet das, dass fehlerhafte Belege oder ungeklärte Geschäftsvor-fälle nicht in die unterjährigen Steueranmeldung steuermindernd einfließen können. Notwendige Änderungen und Korrekturen sind im elektronischen System nachvollziehbar. Erst nach Vorlage der notwendingen Korrekturen und Klärungen können die betroffenen Geschäftsvorfälle berücksichtigt werden.

Die Finanzverwaltung lässt Loseblattsammlungen  oder ungeordnete Beleg-sammlungen nicht mehr zu.

"Die GoBD sind ein dicker Aufgabenbrocken für Selbstständige und Unternehmen, über den sie unbedingt mit uns sprechen sollten", denn eine Nichtbeachtung kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung insgesamt gefährden.
Wir die Buchhaltung als nicht odnungsgemäß nach diesesn neuen Bestimmungen festgestellt, drohen unangenehme Zuschätzungen und damit zusätzliche Steuern.

Ausführliche Informationen darüber, was die neuen Vorgaben für die betriebliche Praxis bedeuten, finden Sie unter Datev (mehr).

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