Stand 31.01.2010

Firmenwagen
Pkw-Nutzungsbesteuerung

Steuerliche Berücksichtigung

Die Nutzung von Firmenwagen ist seitens der Finanzverwaltung immer wieder ein ganz besonders beliebtes Thema. Dies insbesondere, weil die Überlassung eines Firmen-Pkw´s häufig als besonderes Privileg gewertet wird, welches für Staatsbeamte in der Regel unerreichbar ist. So hat die Finanzverwaltung, die Besteuerungsregelungen im Verlaufe der letzten Jahre so verkompliziert, so dass durch den immensen Verwaltungsaufwand zur steuermindernden Durchsetzung häufig in Kauf genommen wird, dass die Pkw-Nutzung zusätzlich erheblich mit Mehrsteuern belastet wird.

Welche Firmenwagen sind betroffen?

Firmenwagen, die einen privaten somit zu versteuernden Nutzungsvorteil auslösen, gelten alle Pkw´s mit Ausnahme von sogenannten Werkstattwagen (zum Transport von Gütern bestimmte Wagen) (BFH vom 09.02.2009).

Nach Auffassung der Finanzverwaltung gilt grundsätzlich der ersten Anschein für eine private (Mit-)Nutzung (BFH 7.11.06, VI R 19/05, BFH/NV 07, 136). Fraglich ist aber, unter welchen Voraussetzungen dieser Anscheinsbeweis erschüttert werden kann. Die bloße Behauptung, das Fahrzeug werde nicht privat genutzt, reicht dazu grundsätzlich nicht aus.
Ein schriftliches Nutzungsverbot reicht grundsätzlich nicht aus. Hinzutreten müssen weitere Umstände, die hinreichend sicher auf eine Nichtnutzung schließen lassen. Es müssen zusätzliche Sicherungs- und Kontrollmaßnahmen ergriffen werden, um die Nichtnutzung nachzuweisen.

Unter welchen Voraussetzungen können die Aufwendungen für Firmenwagen steuermindernd berücksichtigt werden?

betriebliche Nutzung mehr als 50%

oder

Überlassung an Arbeitnehmer (Dienstwagenbesteuerung)

Wie kann der Nachweis der betrieblichen Nutzung >50% erbracht werden?

Der Umfang der betrieblichen Nutzung darzulegen und glaubhaft zu machen. Dies kann in jeder geeigneten Form erfolgen. Auch die Eintragungen in Terminkalendern, die Abrechnung gefahrener Kilometer gegenüber den Auftraggebern, Reisekostenaufstellungen sowie andere Abrechnungsunterlagen können zur Glaubhaftmachung geeignet sein. Sind entsprechende Unterlagen nicht vorhanden, kann die überwiegende betriebliche Nutzung durch formlose Aufzeichnungen über einen repräsentativen zusammenhängenden Zeitraum (i. d. R. 3 Monate) glaubhaft gemacht werden. Dabei reichen Angaben über die betrieblich veranlassten Fahrten (jeweiliger Anlass und die jeweils zurückgelegte Strecke) und die Kilometerstände zu Beginn und Ende des Aufzeichnungszeitraumes aus.

Liegen Pendelfahrten in den Betrieb und/oder Familienheimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung bereits bei über 50 Prozent, sind weitere Nachweise nicht mehr erforderlich.

Auch bei berufstypischer Reisetätigkeit entfällt ein Nachweis. Hier ergibt sich bereits aus Art und Umfang der Tätigkeit eine überwiegend berufliche Nutzung. Das gilt z.B. für Taxiunternehmer, Handelsvertreter, Bauhandwerker und Landtierärzte. Ist der Fuhrpark größer, gilt die automatische Zuordnung nur für den Pkw mit der höchsten Kilometerleistung.

Der einmal erbrachte Nachweis für einen Pkw gilt automatisch auch für die Folgejahre, wenn sich keine wesentlichen Veränderungen ergeben. Auch der anlässlich einer Betriebsprüfung ermittelte Fahranteil kann für vorherige und nachfolgende Zeiträume zu Grunde gelegt werden.

Hinweis: Wir empfehlen, den Nachweis der Kosten und der Gesamtfahrleistung fortlaufend zu führen, d.h. die Belege sind weiterhin aufzubewahren. Der Nachweis über die Pkw-Nutzung sollte mindestens für einen Zeitraum von drei Monaten in jedem Jahr erneut geführt werden.

Wie wird der private Nutzungsvorteil ermittelt?

Methodewahl

Grundsätzlich stehen zur Ermittlung des geldwerten Vorteils bei der Nutzung eines Fahrzeugs folgende Methoden zur Auswahl:

1 %-Methode,
Fahrtenbuchmethode
Schätzungsmethode

Die Wahl der Methode erfolgt spätestens mit dem Einreichen der Steuererklärung und muss für jedes Fahrzeug einheitlich erfolgen, kann aber bis zur endgültigen Bestandskraft der Steuerbescheide noch geändert werden.

Die 1 %-Methode ist nur bei Fahrzeugen möglich, die zwingend Betriebsvermögen (Nutzungsüberlassung an Geschäftsführer einer Kapitalgesellschaft oder an Arbeitnehmer) oder bei Einzelfirmen oder Personengesellschaften zu mehr als 50 % betrieblich genutzt werden.

Bei einer mehr als 50% betrieblichen Nutzung kann zwischen der 1%-Methode und der Fahrtenbuchmethode für jedes Kalenderjahr neu gewählt werden. Für die Beurteilung, ob eine überwiegend betriebliche Nutzung vorliegt, sind die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit einzubeziehen.

Beträgt die berufliche Nutzung des Fahrzeuges weniger als 50% aber mehr als 10%, so sind die privaten Nutzungsvorteile entweder durch Fahrtenbuch zu belegen oder aber zu schätzen.

Bei der Schätzungsmethode werden die Fahrzeugkosten je betrieblich/beruflich nachgewiesenen gefahrenen Km in Anlehnung nach die Entferungspauschale/je Km oder durch Nachweis der Höhe der Fahrzeugkosten/Km zum Abzug zugelassen.

Wechsel der Methode

Für jedes Wirtschaftsjahr müssen Sie entscheiden, welche Methode Sie anwenden möchten. Ein Wechsel innerhalb eines Wirtschaftsjahres ist unzulässig.

Zulässig ist aber der Wechsel bei einem Wechsel des Firmenwagens.

Ein-Prozent-Regel

Wird kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt, kommt die Ein-Prozent-Regel grundsätzlich zur Anwendung, wenn der Pkw notwendiges Betriebsvermögens (> 50%) darstellt. D.h., die private Nutzung eines Fahrzeugs wird bei Anwendung der Ein-Prozent-Regel monatlich mit einem Prozent des Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattungen einschließlich Umsatzsteuer angesetzt. Diesem ermittelten Wert (1%) wird dann die Umsatzsteuer noch hinzugerechnet.

Zudem werden 0,03 % des Listenpreises je Entfernungskilomter Wohnung - Arbeitstätte als geldwerter Vorteil besteuert, wenn der Arbeitnehmer den Dienstwagen tatsächlich für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzt. Bereits die Verfügbarkeit des Kraftfahrzeugs für diese Fahrten führt zu dem geldwerten Vorteil, wenn kein Gegenbeweis (z.B. Bahnfahrkarte) erbracht wird.

Bei Oldtimer-Fahrzeugen kann ein Listenpreis nicht festgestellt werden, so dass dieser geschätzt werden kann.

Die Höhe des durch die 1%-Regelung ermittelten Nutzungsvorteils ist auf die Höhe der gesamten Kosten des jeweiligen Pkw´s im Abrechnungsjahr begrenzt.

Hinweis: Bei geringen Fahrzeugkosten kann die vollständige Entnahme des Pkw´s aus dem Betriebsvermögen günstiger sein.

Auswirkungen auf die Gewinnermittlung

Bei Fahrzeugen im gewillkürten Betriebsvermögen (betriebliche Nutzung 10-50%) werden Privatfahrten zwingend mit den tatsächlichen Kosten berücksichtigt. Zusätzlich sollen die tatsächlichen Kosten für die Strecken zwischen Wohnung und Betriebsstätte ermittelt werden. Ein Ansatz von 0,03 Prozent des Listenpreises für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb ist somit nur in den Fällen der Dienstwagenbesteuerung möglich. Die tatsächlichen Kosten werden dem Gewinn hinzugerechnet.

Der Steuerpflichtige muss den betrieblichen Anteil nachweisen. Dabei ist die Führung eines Fahrtenbuchs nicht zwingend erforderlich. (im Einzelnen)

Für gemietete oder geleaste Fahrzeuge hat die Finanzverwaltung die Ermittlung der privaten Nutzungsentnahme nach der Ein-Prozent-Regel auf Fahrzeuge beschränkt, die zu mehr als 50 Prozent für betriebliche Fahrten verwendet werden.

Wenn ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern ein Fahrzeug zur privaten Nutzung überlässt (Dienstwagenbesteuerung) gehören das Fahrzeug in jedem Fall zum notwendigen Betriebsvermögen des Arbeitgebers, selbst wenn der Arbeitnehmer das Fahrzeug ausschließlich privat nutzt.

Regelmäßige Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten eines Firmenwagens stellen statt Werbungskosten eine Minderung des geldwerten Vorteils dar, weil der Arbeitnehmer insoweit nicht bereichert ist. Daher können die Zuzahlungen des Arbeitnehmers auf den geldwerten Vorteil angerechnet werden.

Einmalige Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten eines dem Arbeitnehmer zur privaten Nutzung überlassenen Betriebs-Kraftfahrzeuges sind auch dann als Werbungskosten absetzbar, wenn der Nutzungsvorteil nach der 1 %-Regelung ermittelt und besteuert wird. Es handelt sich um Aufwand, der wie Anschaffungskosten eines Nutzungsrechts zu behandeln ist, sodass AfA wie für ein materielles Wirtschaftsgut über die voraussichtliche Gesamtdauer vorgenommen werden kann (BFH, Urteil v. 18.10.2007, VI R 59/06).

Vom Arbeitnehmer selbst getragene Aufwendungen wie Treibstoffkosten, Leasingraten oder Versicherungen mindern nicht den nach Listenpreismethode ermittelten geldwerten Vorteil. Denn die Höhe des pauschalen Nutzungswerts hängt nicht von den individuellen Kosten ab.

Sämtliche Kfz-Betriebskosten können steuermindernd im Unternehmen berücksichtigt werden. Voraussetzung ist grundsätzlich, dass das Unternehmen/Arbeitgeber tatsächlich die Kosten getragen hat.

Auswirkungen auf die Umsatzsteuer

Eine private Fahrzeugnutzung von Einzelunternehmen oder Personengesell-schaften ist grundsätzlich als unentgeltliche Wertabgabe mit den Ausgaben für den Anteil der Privatnutzung zu versteuern. Für die Bemessung der Ausgaben wird die Ein-Prozent-Regel hier aus Vereinfachungsgründen akzeptiert, wenn der Unternehmer diese Methode auch bei der Gewinnermittlung zu Grunde gelegt hat. Diese Vereinfachungsregelung ist aber bei Fahrzeugen im gewillkürten Betriebsvermögen (<50%) nicht möglich. Dies hat zur Folge, dass für die Ausgaben ebenfalls die tatsächlichen Kosten als umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage anzusetzen sind.

Umsatzsteuerlich kann der Pkw auch weiterhin zum Unternehmensvermögen gehören, wenn er zu mindestens 10 Prozent betrieblich genutzt wird. Insoweit steht dem Unternehmer der volle Vorsteuerabzug zu. Im Gegenzug ist die private Nutzung des Pkw als unentgeltliche Wertabgabe umsatzsteuerpflichtig.

Voraussetzungen zum Abzug der Vorsteuern

Grundsätzlich sind nur die aus den erhaltenen Rechnungen und Kleinbetragsquittungen ordnungsgemäß ausgewiesenen Umsatzsteuerbeträge auf die Umsatzsteuer aus der Privatnutzungbesteuerung gegen zu rechnen, die für das Unternehmen entstanden sind.

Hinweis:
Ein Vorsteuerabzug aus dem Kaufpreis des Pkw´s ist nicht zulässig, wenn die Zulassung auf den Namen eines Mitarbeiter oder Gesellschafters erfolgt ist.

Nichtanwendbarkeit der 1%-Regelung

Kommt die 1%-Regelung wegen betrieblicher Nutzung von weniger als 50% nicht zur Anwendung oder soll die 1%-Regelung zur Vermeidung einer ungünstigen Besteuerung vermieden werden, muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt werden. (im Einzelnen)

Der private Nutzungsanteil ist als Entnahme mit den auf die private Nutzung entfallenden tatsächlichen Selbstkosten zu bewerten.

Pkw im Privatvermögen

Allen Unternehmern, die ihr Fahrzeug auch privat nutzen, empfehlen wir vorzusorgen. D.h., sie sollten entweder ein rechtssicheres Fahrtenbuch führen oder alternativ auf anderem Weg für eine "Beweissicherung" über die betrieblich gefahrenen Kilometer und der tatsächlichen Pkw-Kosten sorgen.

Hinweis: Der betriebliche Nutzungsvorteil ist in Höhe der tatsächlichen Kosten zu berücksichtigen. Dies kann bei älteren Pkw´s zu Vermeidung der 1%-Regelung durchaus sinnvoll sein.

Mehrer Fahrzeuge (Regelungen ab 2010)

Gehören gleichzeitig mehrere Kraftfahrzeuge zum Betriebsvermögen, so ist der pauschale Nutzungswert grundsätzlich für jedes Kraftfahrzeug anzusetzen, das vom Unternehmer oder von zu seiner Privatsphäre gehörenden Personen für Privatfahrten genutzt werden könnte. Dies gilt nur dann nicht, wenn betriebliche Kraftfahrzeuge nicht für eine private Nutzung geeignet sind (z. B. bei sog. Werkstattwagen) oder diese ausschließlich eigenen Arbeitnehmern zur Nutzung überlassen werden.
Wird ein Kraftfahrzeug gemeinsam vom Steuerpflichtigen und einem oder mehreren Arbeitnehmern genutzt, so ist bei pauschaler Nutzungswertermittlung für Privatfahrten der Nutzungswert von 1 Prozent des Listenpreises entsprechend der Zahl der Nutzungsberechtigten aufzuteilen.

FAZIT:

Sie tragen die Nachweispflicht, wenn eine pauschale Besteuerung vermieden werden soll.

Eine pauschale Besteuerung nach der 1%-Regelung ist in der Regel immer ungünstig (Ausnahme: Dienstwagenbesteuerung bei geringer beruflicher Nutzung).